Žijeme ve světě počítačů, a věak stále je spousta situací, kterfé se i ve 13tém roce nového století dělá po staru jen preoto, že operační systémy počítačů a specializované programy preo chod administrativy na úřadech počínaje třeba Obecním úřadem a třeba sozdem konče, mají složité uživatelské, rozhraní zejména, je-li úředníkem žena středního věku. Podle toho, to také v ČR vypadá.
Abychom na české úřady jenom neházeli špínu, pár jich musíme pochválit za možnost dostávat vyúčtování v elektronické podobě. Mimo poskytovatelů internetových služeb je tajovým úřadem Telefonica O2 Czech Republic, která svým zákazníkům poskytuje službu E-účet, kde posílá vyúčtováné elektronickou poštou.
Druhým úřadem, který posílá vyúčtování a různé informace je Česká pojišťovna. U vyúčtování nájemného a idběru elektrické energie pomocí inkasa SIPO víme, že by to také šlo, ale neschopnost úřednic pracovat s počítačem tomu brání. Snad všed vyřeší Windows 8 na počítačích s dotykovou obrazovkou, protože neexistuje nic jednoduššího, takže i pětilweté dítě by s tím umělo zacházet.
V případě práce na úřadě pomocí programové sestavy Microsoft OFFICE je možnost vytvářet dokumenty ve foremátu PDF kliknutím na oranžové kolečko v levém horním rohu obrazovky a volbou Uložit jako- Uložit jako soubor PDF/XPS. Součásti OFFICE 2007 nebo 2010 a vyšší, které nemají nové uživatelské prostředí zvané Ribboon, používané v aplikacích systému WINDOWS 7 a WINDOWS 8, se to bude dělat po staru. Znamená to Soubor-Uložit jako a pod názvem souboru vybrat "Formát PDF" a OK, nebo ULOŽIT.
V případě že úřad používá na svých počítačích jako operační systém LINUX, může být jeho součástí Open OFFICE.org, což platí o disxtribuci s názvem Ubuntu. Jinak se musí doinstalovat dle návodu na webu http://openofficew.org u stažení instalace pro Linux, nebo také z centra aplikací. Jszte-li adminostrátorem svého počítače, budete při instalaci potřebovat své přihlašovací údaje, kterými se přihlásíte na svůj profil při zapnutí počítače. Není-li možné instalovat Open OFFICE.org v grafickém rozhraní , použijte návod na webu u linuxové instalace, kterou provedete v příkazovém řádku. Uvedený příkaz v návodu na instalaci v příkazové konzoli by měl vypadat jako:
apt get install openoffice.org
Pro jakékoli jiné administrativní programy a systémy lze také ke tvorbě dokumentů PDF použít prográmek Free PDF Creator, který se dá najít a zdarma stáhnout z http://stahuj.cz , nebo z http://slunecnice.cz . Ve Windows se instaluje jako libovolný program a jde o virtuální tisdkárnu. Znamená to, že patřičný doklad, který se bude zákazníkovi, nebo občanovi ČR posílat, se dá vytisknout, ale místo výchozí tiskárny zvolíte "Free PDF Creator". Po potvrzení tisku můžete zvolit odeslání E_mailem, kam se soubor PDF přiloží a stačí zadat, nebo vybrat příjemce a odeslat.
Kdo si ale má úpamatovat adresy lidí, kteří často ztrácejí klíček od schránky, nebo nevývají často doma, nebo z jakéhokoili důvodu nemají čas vyzvedávat normální papírovou poštu? PDF Creator umí uložit soubor PDF na disk, kliknutím na DSave file. Pokud máte možnost takové lidi telefonicky kontaktovat, zeptejte se jich, jakou používají cloudovou (vyslovuj "Klaudovou") službu používají a poskytněte jim na sebe e-,ail, na kterém vyzvedáváte poštu, což nebusí být ta adresa, ze které posíláte elektronickou formu vyúčtování, či jiných informací. Pokud takovou nemáte, požádejte o zaslání pozvánky ke cloudové službě na kontaktní e-mail pro zákaznické centrum svého úřadu.
Po registraci a instalaci synchronizační aplikace a přihlášení k úložišti se ve Vašem počítači může sama od sebe objevit složka s názvem Vašeho úřadu a v ní mohou být dokumenty, které Vám zákazník předkládá v rámci žádosti o něco, nebo návod, kam po Vás chce ukládat dokumenty. Jak se to dělá, záleží na řešení aplikace a služby.
Uživatelsky nejjednodušší je SugarSync, kde idešlete složky souborů, nebo soubory přetařením na modrou plochu okna aplikace. Složky a soubory se objeví pod modrým obdélníkem ve formě seznamu. Pokud se Vám lépe pracuje s klasickým oknem složky systémpvého průzkumníka, jděte na "Tento počítač" a poklepte na jednotku s názvem "SugarSync (S:). Bez aplikace jsou Vaše soubory k dispozici po přihlášední se ke službhě na http://sugarsync.com .
V aplikaci samotné vedle stilizované krabice, která symbolizuje úložiště, je vedle ikonka s panáčkem, který symbolizuje kontakty. Tam by měly být osoby, používající SugarSync, které chtějí takto dostávat úřední listiny, které co by dokumenty PDF stačí přetáhnout na daný kontakt, a dijument je na jeho úložišti.
Tyto soubory jsou k dispozici i ve Vaší, tak v kapse každého, pro koho to takto bude jednodušší, než dopis ve schránce díky tomu, že aplikace SugarSync je k dispozici zdarma ke stažení do mobilních telefonů, či jiných zařízení s operačním systémem Android z obchodu Google play, nebo z Apple APP-Store pro iPhone, iPod a iPad s verzí systému IOS 4.0 a vyšší.
Souřástí Windows 8, nebo se do Windows 7 dá doinstalovat SkyDrive od Microsoftu. Jinak lze toto úložiště obládat v prohlížeči internetu, kde má podobu moderního prostředí Windows 8, což se vyznačuje tím, že složky a soubory jsou i na webu zobrazeny jako důaždice. Obsahuje-li nějaká složka obrázky, jsou vidět na dané dlaždici náhledy. Alespoň u práce se SkyDrive na webu nejdou na úložiště nahrát velé složky. Musíte vytvořit složku, otevžít jí a pak sdo ní nahrát soubory.
K používání SkyDrive potřebujete přihlášení k účtu Microsoft Account (WindowsLive ID), což může vypadat jako Vaše běžná e-mailová adresa třeba na Seznamu, nebo doméně Vašeho úřadu, ale s jiným heslem a na http://outlook.com . Po, přihláušení je zde vedle pošty a kalendáře také právě SWkyDrive spolu s kontakty (Lidé). Na počítači s Wibdows 8 je toto ihned k dispozici včetně mobilního telefonu či tabletu s Winbdiws Phone 7 a Windows /hone 8, případně Windows 8 RT, protože bylo přihlášení k účtu Microsoft použito jako přihlášení k počítači a kontakty, kalendář, pošta a SkyDrive se synchronizují.
Stejně jako u SugarSyncu požádejte osobu, která má potíže s vyzvedáváním fyzické pošty o jeho E-mailovou adresu, která je používána jako WindowsLive ID a ve zbytku sližby WindowsLive Messenger se staňte přáteli. Stačí potvrdit, nebo odeslat pozvání k používání služeb WindowsLivre. Příjměte, nebo odešlete pozvání ke službě SkyFrive, abyste mohli sdílet soubory..
Jakákoli forma Windows 8, nebo aplikace SkyDrive načte do Vašeho počítače nějaké slpoáky a soubory, které ten člověk s Vámim sdílí, nebo prostě bytvoříte složku s názvem svého úřadu a jeho jménem, ke které ho pozvete a uložíte tam vždy to, co je potřeba. Občas je tu nevýhoda, že na webu je SkyDrive z větší části v angličtině, ale aplikace je česky také pro Android a IOS zuadarmo. Sdílení by mělo fungovat tak, že každou složku po volbě Share/Sdílet, můžete nastavit na konkrétní osobu v kontaktech, používajících SkyDrive, nebo lze něco sdílet veřejně.
Nejlépe však máme vyzkoušedné Dokumenty Google, které se nyní jmenují Disk Google (GoogleDrove). Je k tomu potřeba registrace )čtu Google, ke které se přihlásíte svojí e-mailovou adresou a heslem, které by mělo být jiné, než k Vašemu běžnému e-mailu. Nejjednoduším řešením je registrace s novou e-mailovou adresou na službě G-mail. Vačše adresa pak bude mít podobu "jmenouzivatele@gmail.com", kterou se přčihlásíte na Google.
Na webu http://google.com, nebo http://google.cz nse může stát, že novou službu Google si aktivujete i bez dalšího přihlášední, pouhým souhlasem s podmínkami, nebo povolením přístupu. V prohlížeči Google Chrome lze takto zařídit, že pokud jej používáte na více počítačích, máte všudeš stejné záložky.
Sloýky na disku Google můžete sdílet pouze s lidmi, kteří mají G-Mail, nebo jejich adresa vypadá jakkoli, ale jejich používání Google se projeví tak, že se u zadané adresy objeví celé jméno, nebo přezdívka s fotkou uživatele. Je-li při nastavování sdílení zobrazena jen Vámi zadaná adresa, nebo je místo fotky, či jiného avatara zobrazena zeměkoule, daný kontakt bude pozván na Google.
V aplikaci, která vypadá jako normální složka do sdílených složek nakopírujete co je potřeba, nebo se Vám nějaké složky a soubory samy objeví v počítači, pokud s Vámi někdo něco sdílí.
Na zařízeních se systémem Android to funguje i bez přihlášení, protože jste se na Google přihlásili při prvním zapnutí a všechgny aplikace služeb Google byly přihlášeny systémem.
Disk Google tam lze mít stále u sebe, pokud je daná aplikace v telefonu, nebo v tabletu nainstalována, což lze provést instalací z Google play po přihlášení zdarma. U iPhone, iPodu a iPadu je to také zdarma v AppStorre, pokud máte verzi systému IOS 5 a vyšší.
S libovolnou e-mailovou adresou funguje podobně také Dropbox, ale kapacita úložiště zdarma je pouze 2 GB. Odpadá zde však nutnost aby přihlášení e-mailovou adresou tvořilo celý komplex služeb jako u Google a u Microsoftu, takže je třeba se na jakékoli platformě přihlásit zvlášť. Aplikace funguje jako běžná složka a nastavování sdílení se dělá na http://dropbox.com po přihlášení. Jenom je potřeba, aby lidé, kteří by dali této metodě sdílení úředních listin než poštou, mšěli na adresu, kterou na ně máte, zaregistrovaný Dropbox.
Nejjednodušší však i přes popis všech nejznámějších cloudových služeb bude SugarSync, proto jsme s ním začali a vyřešilo by to spoustu potíží i tehdy, nenabízel-li by zadarmo velkou kapacitu. Při úřadování nejsou potřeba velké souborys a obrázků je také po málu. Dokumenty hlavně v PDF, zaberou málo místa, takže se tam toho vejde hodně.
Žádné komentáře:
Okomentovat